Inleiding

Dit is de zesde tweemaandsrapportage 2018. Dit is de laatste tussenrapportage over het begrotingsjaar 2018. De zesde rapportage is geen eindrapportage. De eindrapportage over 2018 betreft de jaarstukken 2018. We rapporteren in deze rapportage over de voortgang van de doelen en de financiën over de maanden november en december 2018. De gemeenteraad stelde de vijfde rapportage tot en met oktober op 18 december jl. namelijk vast. De meerjarenbegroting 2018-2021 is hierop aangepast. De financiële mutatie geven we weer met een V (voordeel) en een N (nadeel). Voor een specificatie per taakveld en een totaaloverzicht verwijzen we naar het kopje Financiën.

Over de afgelopen twee maanden is de mutatie:

De tweemaandsrapportage november-december 2018 bieden we ter informatie aan.

Het gevolg voor het verwacht rekeningresultaat 2018 is:

In de rapportage maken we gebruik van vier symbolen. Ieder symbool geeft de volgende status weer:
 = afgerond
 = op koers
 = bijsturen
 = niet haalbaar

In onderstaande tabel leest u de stand van zaken ten aanzien van programmadoelen:

Ten opzichte van de vorige rapportage is de status van de doelen per programma niet gewijzigd.

In onderstaande tabel leest u de stand van zaken ten aanzien van taakvelddoelen:

Op taakveld niveau zijn er binnen programma inwonerszaken geen wijzigingen. Binnen programma Ruimte is één doel (taakveld Begraafplaatsen) gewijzigd van 'op koers' naar 'bijsturen'. Binnen programma Bedrijfsvoering (taakveld Overhead) is één doel gewijzigd van 'op koers' naar 'afgerond' en één doel gewijzigd van 'op koers' naar 'bijsturen'.

Voor een nadere toelichting verwijzen we naar het desbetreffende taakveld.

Ontwikkelingen uit het college van burgemeester en wethouders

Binnen het Sociaal Domein wordt een tekort verwacht op de onderdelen Wmo en Jeugd over 2018 tussen de € 500.000 en de € 1,5 miljoen.

Waarom is de grootte van het tekort nog niet duidelijk?
Als gemeente weten we nooit exact hoeveel facturen er nog te verwachten zijn, aangezien onder andere huisartsen, kinderartsen en rechters inwoners doorverwijzen naar zorg. Omdat we hebben afgesproken dat zorgaanbieders maandelijks factureren, kunnen we hier wel een grove schatting van maken. We verwachten het tekort over 2018 te kunnen dekken vanuit de reserve sociaal domein.

Waarom is dit tekort nu pas geconstateerd, terwijl hier in eerdere rapportages geen sprake van was?
De facturen worden betaald vanuit het systeem bij het sociaal domein. Deze betalingen worden middels een overboeking in het financiële systeem verwerkt. Deze overboeking heeft een aantal maanden niet plaatsgevonden. Hierdoor zijn we de afgelopen periode niet van actuele cijfers uitgegaan. Uiteraard hebben we inmiddels maatregelen getroffen zodat dit in de toekomst niet meer kan voorkomen.

Is de verwachting dat het tekort over 2018 structureel of incidenteel is?
Dat weten we nog niet. Hiervoor moeten we het ontstane tekort nader analyseren. In eerste instantie moeten we weten welke uitgaven gedaan zijn en waarvoor. Vervolgens kan een inschatting worden gemaakt of de gemaakte kosten van structurele aard zijn of dat er in 2018 sprake is geweest van een aantal incidentele grote zorgtrajecten. Vervolgens kunnen we bepalen in welke mate de uitgaven beïnvloedbaar zijn. De Jeugdzorg is een zogenoemde open einde regeling waarbij er geen budgetplafond is bepaald. Wel kan het mogelijk zijn om beleidsmaatregelen te nemen die helpen om de kosten in de hand te houden

Dekking
Eventuele overschrijdingen kunnen ten laste van de reserve Sociaal Domein worden gebracht. Deze reserve bedroeg op 31-12-2017 € 3.152.000 en per 31-12-2018 is de stand van de reserve uitgekomen op €  2.581.250.
Aan onttrekkingen is begroot in de komende jaren € 437.500 (2019), € 329.250 (2020), € 75.000 (2021), waardoor de stand na onttrekkingen uitkomt op € 1.739.500.

Ontwikkelingen bedrijfsvoering
Het kopje 'ontwikkelingen bedrijfsvoering' is vooral bedoeld om een plekje te geven aan de ontwikkelingen: in- & uitstroom, inhuur en ziekteverzuim. Het DT heeft eind 2017 volgens onderstaand overzicht aangegeven welke onderwerpen aan de diverse gremia worden gepresenteerd en met welke frequentie de informatie beschikbaar wordt gesteld.  

Overzicht wie ontvangt wanneer welke  informatie over HR onderwerpen

* Betreft aantal fte in dienst, instroom, uitstroom, opbouw personeelsbestand en aantal fte externe inhuur met reden inhuur.

Instroom, doorstroom en uitstroom
Over de maanden november en december 2018 zijn 4 medewerkers in dienst gekomen. Er gingen 5 medewerkers uit dienst (allen op eigen verzoek). Als we het in fte uitdrukken, is 3,44 fte ingestroomd en is de uitstroom 3,61 fte geweest. De formatie (de vastgestelde fte) blijft eigenlijk altijd gelijk en is 142,86 fte.

Ziekteverzuim

Grafiek 1

Bron verzuimmanager   

Grafiek 2

Bron verzuimmanager

Grafiek 3

Bron verzuimmanager

Grafiek 4

Bron verzuimmanager

Toelichting grafiek 1, 2,3 en 4
In november en december 2018 bedroeg het ziekteverzuimpercentage bij de Gemeente Buren 11,39%. In december 2018 hebben de nieuwe teammanagers en de HR medewerkers een workshop Ziekteverzuim gevolgd. Er zijn  (hernieuwde) afspraken met de bedrijfsarts gemaakt, waarbij de leidinggevenden nadrukkelijk de regie hebben en actief ondersteund worden door de bedrijfsarts en HR. Vanaf januari 2019 gaan we werken met Sociaal medisch teams, waarbij de leidinggevende, de bedrijfsarts, en HR gezamenlijk onderzoeken wat we kunnen doen om in individuele situaties het ziekteverzuim terug te dringen. Ook krijgt preventie meer aandacht.
Het langdurig verzuim is hoog: gemiddeld 8% van de 11,39% van het totale ziekteverzuim. De verwachting is daarnaast dat een aantal langdurig zieken aan het re-integreren is en in januari volledig hersteld gemeld kan worden.
Daarnaast heeft een aantal medewerkers dat  langdurig ziek is, lichamelijk klachten welke niet werkgerelateerd zijn. De invloed van de werkgever op het herstel is hierbij gericht op beperkt tot het voeren van gesprekken en zorgen dat de afstand tot het werk klein blijft.

Personeelsgesprekken
Aan het einde van het jaar worden normaal gesproken de beoordelingsgesprekken gevoerd.
De directie heeft 17 december een overleg gehad met de Ondernemingsraad. Hierin zijn onder meer de beoordelingsgesprekken 2018 besproken. In overleg is overeengekomen dat over 2018 geen beoordelingsgesprekken gevoerd worden, omdat per 1 oktober 2018 de nieuwe teammanagers zijn gestart. Medewerkers verdienen namelijk een beoordeling die gevoed wordt door de kennis van de teammanager over zijn of haar functioneren. Door de beperkte indienst-tijd van de teammanagers is dat niet mogelijk. Hierdoor heeft vrijwel iedereen vanaf 1 oktober een andere leidinggevende.

Er zijn twee uitzonderingen:

1. De medewerker wil zelf een beoordelingsgesprek. De medewerker kan dit doorgeven aan zijn leidinggevende.
2. Het beoordelingsgesprek is nodig voor een aanstelling of verlenging.

Van Werk Naar Werktrajecten
Op 23 oktober 2018 besloot de raad over organisatieontwikkeling en de frictiekosten van de reorganisatie. De raad wil goed geïnformeerd worden over ontwikkelingen in het Van Werk Naar Werktraject dat voor drie medewerkers is afgesproken middels de tweemaandsrapportages. De "Van Werk Naar Werk-trajecten" zijn gestart. De kandidaten worden begeleid door externe bureaus en er vinden in januari terugkoppelingsgesprekken plaats.
Op dit moment lopen de trajecten volgens afspraak en is de voorziening frictiekosten organisatieontwikkeling toereikend. Er hebben geen wijzigingen plaatsgevonden die invloed hebben op de noodzakelijke omvang van deze voorziening.